Tổng quan

• tmProx là gói sản phẩm phần mềm hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ đào tạo trong trường Đại học – Cao đẳng – Trung học chuyên nghiệp; cũng có thể áp dụng chúng trong các trung tâm đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn
• tmProx sử dụng chính trên mạng cục bộ (LAN), tổ chức hệ thống theo các module thành phần:
  • Module hồ sơ sinh viên: thông tin sinh viên phục vụ cho công tác đào tạo và công tác quản lý sinh viên
  • Module hồ sơ giảng viên: thông tin cán bộ giảng viên phục vụ cho công tác đào tạo, thời khóa biểu, theo dõi giảng dạy và thanh toán tiền giờ
  • Module tổ chức đào tạo: hệ thống tổ chức nhà trường (khoa, khóa, lớp sinh hoạt, lớp học phần), ngành nghề đào tạo, khung chương trình đào tạo, các học phần
  • Module cơ sở vật chất: hệ thống cơ sở vật chất, phòng học, phòng thí nghiệm, nhà xưởng phục vụ đào tạo, sử dụng cho lập thời khóa biểu
  • Module học phí: quản lý các chế độ thu học phí, miễn giảm, chi học bổng, quá trình thu học phí
  • Module quản lý học tập: theo dõi kế hoạch đào tạo, thời khóa biểu, tiến độ đào tạo; quá trình học tập, kiểm tra và thi của sinh viên, quản lý điểm
  • Module đánh giá: đánh giá kết quả học tập của sinh viên theo hệ đào tạo (đại học – cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, …), theo hình thức học tập (niên chế - tín chỉ)

  

  • Module báo cáo: hệ thống các báo cáo được thiết lập sẵn và các báo cáo tự thiết kế của người dùng
  • Module web: phân hệ phần mềm trên nền internet phục vụ sinh viên theo dõi thông tin đào tạo, trao đổi dữ liệu qua mạng internet
  • Module bảo mật: hệ thống bảo mật và phân quyền tác nghiệp, ghi nhật ký giám sát quá trình tác nghiệp của người dùng trong hệ thống
  • Module tiện ích: hệ thống công cụ tiện ích hỗ trợ giảng viên sử dụng bản sao phần mềm cho yêu cầu cá nhân (quản lý lớp học theo môn giảng dạy, công tác chủ nhiệm, cập nhật điểm và đồng bộ hóa dữ liệu với phòng đào tạo…)
• tmProx sử dụng trên MS Windows XP, Vista với hệ cơ sở dữ liệu MS SQL Server  2005, sử dụng bảng mã TCVN 6909.2001 (unicode)
• tmProx sử dụng hệ thống cấu trúc điểm động: người quản lý có thể khai báo số cột điểm tùy ý cho từng học phần và các công thức tính điểm cho chúng theo yêu cầu đào tạo
• tmProx hỗ trợ hệ thống báo cáo động, mềm dẻo; giao tiếp dữ liệu với MS Office
• tmProx được thiết kế mở, có khả năng nâng cấp và mở rộng theo yêu cầu của người sử dụng

Các chức năng chính

• QUẢN LÝ DANH MỤC

  • Toàn bộ hệ thống mã sử dụng trong phần mềm được phát sinh theo một qui tắc thống nhất, có thể in dưới dạng mã vạch nhằm tăng hiệu quả khai thác phần mềm

  • Người dùng có thể tùy chọn sử dụng hệ thống mã sinh viên do phần mềm phát sinh hay số thẻ sinh viên tự cấp theo qui tắc riêng (hoặc theo qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

  • Danh mục hệ thống bao gồm các thông tin chuẩn phục vụ quản lý (dân tộc, tôn giáo, chễ độ miễn giảm, chức danh, học hàm học vị, ...); Chế độ thu học phí và miễn giảm

  • Danh mục địa phương dùng để quản lý quê quán sinh viên theo như danh mục địa phương của quy chế tuyển sinh Đại học và cao đẳng hằng năm.

• QUẢN LÝ HỒ SƠ

  • Hệ thống tổ chức đào tạo được quản lý theo mô hình cây: trường - khoa – khóa học - lớp (sinh hoạt).

  • Quản lý hồ sơ sinh viên, quá trình học tập và sinh hoạt ( bao gồm cả quản lý việc chuyển lớp, chuyển điểm của sinh viên trong quá trình học tập), kết quả học tập và các nhận xét, đánh giá.

  • Mỗi hồ sơ sinh viên được quản lý theo ngành đào tạo riêng và kết quả học tập được tính theo ngành đào tạo đó. Điều này tạo thuận lợi cho việc quản lý các lớp ghép hoặc sinh viên học nhiều ngành

  • Hồ sơ văn bằng, chứng chỉ đào tạo; Lưu trữ hồ sơ tốt nghiệp, tạm ngừng học tập; Xét các chế độ chính sách cũng như xét khen thưởng kỷ luật của sinh viên.

  • Phần mềm hỗ trợ quản lý cấu trúc dữ liệu hồ sơ động. Chỉ cần hiểu biết căn bản về cơ sở dữ liệu và phân tích hệ thống, người quản trị có thể tùy biến cấu trúc dữ liệu để quản lý hồ sơ theo yêu cầu của công tác quản lý sinh viên

• QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

  • Quản lý học phần theo các khoa giảng dạy; Khung chương trình được tổ chức theo ngành trong các khoa đào tạo, được xây dựng trên cơ sở các học phần. Mỗi học phần được gán một công thức tính điểm riêng và có thể thiết lập được một cấu trúc bảng điểm riêng cho nó theo từng ngành, từng khoá học.

  • Cho phép tạo khung chương trình linh động cho từng ngành, từng khoá học. Cập nhật các môn thi tốt nghiệp vào khung chương trình tuỳ vào từng ngành, từng khoá học,...

  • Mỗi ngành đào tạo có thể có nhiều khung chương trình áp dụng cho các khóa đào tạo khác nhau. Kết quả học tập của sinh viên được đánh giá theo khung chương trình mà sinh viên đó theo học

• QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

  • Quản lý kế hoạch đào tạo hàng năm, theo dõi thời khóa biểu và tiến độ học tập. Theo dõi kế hoạch kiểm tra, thi, cập nhật điểm

  • Quản lý điểm học tập, điểm rèn luyện của sinh viên trong toàn khoá học. Điểm thành phần các học phần được nhập theo cấu trúc đã xác lập trước, các điểm còn lại được tính theo công thức của người dùng; Các điểm chuyển và miễn được nhập trực tiếp vào bảng điểm học tập của sinh viên

  • Quản lý các kỳ thi và thi tốt nghiệp: lọc danh sách sinh viên đủ điều kiện, phân phòng thi, đánh số báo danh; nhập điểm thi theo số báo danh

  • Điểm học tập có thể nhập song song giữa phòng đào tạo và khoa quản lý sinh viên theo lớp học phần hoặc lớp sinh hoạt; đối chiếu xác nhận điểm và khóa bảng điểm

  • Kết quả học tập được đánh giá cho từng sinh viên theo khung chương trình đào tạo của sinh viên đó và theo qui chế của học chế mà sinh viên đó theo học

• QUẢN LÝ HỌC PHÍ

  • Quản lý học phí và các khoản thu khác của sinh viên. Chế độ thu được áp dụng tùy theo hình thức đào tạo (theo niên chế hoặc theo tín chỉ, học phí theo tín chỉ hay học phí theo học phần); quản lý chứng từ thu chi phát sinh theo thời gian

  • Chứng từ thu học phí có thể gộp chung hoặc tách riêng theo từng nguồn (khoản mục) để tiện theo dõi

  • Cho phép thống kê việc thu học phí và các khoản thu khác theo mã sinh viên, theo học kỳ, theo từng ngày, theo từng khoảng thời gian trong kỳ,...

  • Xét các chế độ chính sách được miễn giảm học phí.

• HỆ THỐNG BẢO MẬT

  • Phần mềm áp dụng cơ chế bảo mật song song theo chức năng và theo đối tượng dữ liệu:

    • Mỗi người dùng trong hệ thống được phép tác nghiệp theo chức năng được phân quyền theo đối tượng dữ liệu cụ thể

    • Đối tượng dữ liệu cơ bản là lớp sinh hoạt và lớp học phần

    • Với cơ chế này, mỗi giáo vụ phòng đào tạo có thể quản lý một vài khóa hoặc một số lớp sinh hoạt, học phần cụ thể

  • Các thông tin quan trọng được mã hóa tự động trên máy chủ

• HỆ THỐNG BÁO CÁO

  • Hệ thống báo cáo và mẫu in được phân nhóm theo phạm vi áp dụng: các báo cáo thống kê toàn trường - khóa - khóa học; các báo cáo - mẫu in theo lớp sinh hoạt, theo lớp học phần và các mẫu in theo hồ sơ cá nhân. Các mẫu biểu cá nhân có thể in từ bất kỳ vị trí nào trong phần mềm

  • Hệ thống báo cáo tùy chọn hỗ trợ người dùng in bất cứ dữ liệu dạng bảng nào có trong phần mềm với công cụ hỗ trợ thiết kế, điều kiện lọc số liệu, dàn trang và in báo cáo

  • Có khả năng tích hợp (Merge) với các mẫu in được thiết kế trên MS Word

  • Thống kê - Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo các dữ liệu có trong mẫu hồ sơ

• HỖ TRỢ TÁC NGHIỆP

  • Công cụ sao lưu và phục hồi dữ liệu phòng hờ đề phòng sự cố máy tính.

  • Hỗ trợ khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng văn phòng khác (MS Word, Excel).

  • Hỗ trợ khả năng cập nhật danh sách sinh viên các lớp sinh hoạt từ danh sách trúng tuyển đầu vào.

  • Khả năng tùy biến các bảng dữ liệu theo yêu cầu: sắp xếp dữ liệu, lọc, che ẩn các cột và các hàng, tìm kiếm thông tin nhanh

  • Công cụ hỗ trợ đồng bộ hóa số liệu phục vụ cho cập nhật dữ liệu lên host cho module web

  • Hỗ trợ xử lý các ghi chú phát sinh về từng sinh viên hay qui trình đào tạo trong quá trình tác nghiệp

  • Hệ thống trợ giúp nhanh hỗ trợ thông tin về các cột dữ liệu, thông tin đến từng ô dữ liệu để có thông tin đầy đủ trong quá trình tác nghiệp, đặc biệt là trong quá trình xử lý kết quả học tập của sinh viên

  • Tùy biến cố định (lock) các cột trên các bảng dữ liệu đối với các bảng dữ liệu nhiều cột

  • Phần mềm có khả năng tích hợp với các tiện ích hỗ trợ khác để tăng hiệu quả khai thác sử dụng:

    • Với tmMail: hỗ trợ gửi email hàng loạt cho sinh viên

    • Với tmCallID: hỗ trợ nhận dạng các cuộc điện thoại gọi đến

    • Với tmQuiz: hỗ trợ thi trắc nghiệm

  • Hỗ trợ tác nghiệp với thiết bị đọc mã vạch

• TÍNH CÁ NHÂN HÓA

  • Phần mềm có thể triển khai cho từng giảng viên song song với việc dùng chung trên mạng:

    • Quản lý lớp học phần do mình phụ trách

    • Cập nhật điểm học phần và chuyển giao cho phòng đào tạo. Trong trường hợp này, phòng đào tạo có thể giảm bớt công việc, thay thế việc nhập điểm bằng việc kiểm tra điểm

    • Dữ liệu các lớp học phần cũng có thể chuyển giao cho giảng viên qua MS Excel. Kết thúc học phần, giảng viên cập nhật thông tin, điểm và chuyển lại cho phòng đào tạo tệp dữ liệu này, phần mềm hỗ trợ đọc điểm và cập nhật vào hệ thống cho sinh viên tương ứng

    • Quản lý kế hoạch cá nhân, thời khóa biểu giảng dạy, các lưu ý công tác và các trao đổi trên mạng

  • Dữ liệu được đồng bộ hóa theo cơ chế quản lý

• MODULE WEB

  • Là công cụ hỗ trợ sinh viên giao tiếp với phòng đào tạo

  • Mỗi sinh viên được cấp một tài khoản cá nhân để truy cập thông tin cá nhân của mình

  • Phòng đào tạo có thể gửi các thông tin, thông báo lên mạng, qua email cho sinh viên (nếu sinh viên có đăng ký địa chỉ mail)

  • Sinh viên truy cập hồ sơ, bảng điểm cá nhân, đăng ký học (tín chỉ)

  • Phụ huynh sinh viên có thể theo dõi được quá trình học tập của con em mình qua mạng

Cấu hình tối thiểu

• Máy tính PC sử dụng MS Windows từ phiên bản 2000 trở lên, 10 MB đĩa cứng tối thiểu để cài đặt phần mềm ban đầu
• Cần máy chủ dữ liệu cài đặt MS SQL Server 2005
• Tương thích với các loại thiết bị đọc mã vạch qua cổng PS/2 hoặc USB
• Máy in laser hoặc máy in kim để in ấn các mẫu biểu

Một số hình ảnh

Quản lý cấu trúc dữ liệu, sao lưu an toàn dữ liệu	Một ngành có nhiều khung chương trình cho các khóa khác nhau
Khung chương trình với các học phần thay thế (tương đương), song hành, học trước, tiên quyết	Các chức năng hỗ trợ lập kế hoạch đào tạo
Hình thức trình bày linh động theo nhóm thông tin	Học phí tính theo số tín chỉ hoặc tính theo học phần
Trợ giúp thông tin nhanh trên tiêu đề các cột dữ liệu	Thông tin trợ giúp đối với từng ô dữ liệu trong bảng điểm để có thông tin đầy đủ về kết quả học tập của sinh viên
Tổng hợp thông tin về kết quả từng kỳ học: có học hay không, có điểm chưa, điểm đạt hay không đạt, tiến độ học tập	Cập nhật điểm theo lớp học phần hoặc lớp sinh hoạt, đối chiêu bảng điểm giữa khoa và phòng đào tạo
Hỗ trợ đăng ký học phần qua phiếu đăng ký theo lớp sinh hoạt. Hệ niên chế mặc định đăng ký tất cả các học phần theo chương trình đào tạo	Hỗ trợ giảng viên quản lý lớp học phần do mình đảm nhận: lịch trình giảng dạy, điểm danh, phân nhóm bài tập ...
Lịch công tác và thời khóa biểu giảng dạy cá nhân, các lưu ý hồ sơ sinh viên trong tác nghiệp đào tạo, các trao đổi công việc chia sẻ trên mạng	Dự kiến kế hoạch các lớp học phần, phân công giảng viên, thời khóa biểu
Công thức tính điểm học phần mềm dẻo	Thu học phí và các khoản phí khác (BHYT, BHTT...)
Quản lý chế độ miễn giảm

Chính sách phát triển

• Quản lý đào tạo là hoạt động lâu dài. Qui chế đào tạo có thể thay đổi, yêu cầu tác nghiệp thường xuyên được điều chỉnh.
• Do vậy, tmProx 2009 bản chính thức sẽ luôn là bản beta với định hướng thường xuyên cập nhật bổ sung chức năng, thư viện các biểu mẫu in ấn và tối ưu hóa hệ thống